Fattura elettronica e le conseguenze dello scarto

Premessa

A partire da quest’anno è entrato in vigore l’obbligo di emissione delle fatture esclusivamente in formato elettronico.

Nonostante l’apparente semplificazione di cui le imprese avrebbero dovuto beneficiare, ci sono stati diversi problemi operativi.

Infatti, la fattura elettronica deve essere inviata allo SDI che effettua tutti i controlli formali ed entro 5 giorni deve rilasciare l’esito.

Più precisamente, lo SDI:

  • riceve le fatture elettroniche da parte dell’emittente (o di un suo intermediario) al quale deve essere rilasciato riscontro per la sua emissione;
  • per ogni fattura elettronica ricevuta, sono effettuati i controlli necessari per garantire autenticità, integrità e leggibilità del documento. Entro 5 giorni deve essere rilasciata apposita ricevuta di avvenuta consegna, oppure, di scarto. Nell’ipotesi in cui il documento dovesse essere scartato, il documento non si considera mai emesso;
  • nel caso in cui il documento sia firmato elettronicamente (come avviene per i Contribuenti che si avvalgono di intermediari per l’emissione della fattura), effettua i controlli anche sulla validità della firma digitale;
  • al superamento dei controlli, è rilasciata apposita ricevuta di consegna ed il documento sarà visibile anche al cessionario.

Spesso in questi pochi mesi i Contribuenti spesso hanno ricevuto una notifica di scarto da parte del Sistema di Interscambio. 

Come deve procedere un Contribuente che si è visto scartare la propria fattura elettronica?

Lo scarto della fattura elettronica: modalità operative

Come più volte ribadito, la fattura elettronica si considera emessa soltanto nell’ipotesi in cui la fattura è accettata dal SDI. Ciò significa che, se il SDI rilascia ricevuta di scarto, la fattura non si considera mai emessa. Lo conferma anche il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30.04.2018 il quale al paragrafo 2.4 specifica che «il SdI, per ogni file della fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti, effettua successivi controlli del file stesso. In caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata – entro 5 giorni – una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura elettronica o le fatture del lotto di cui al file scartato dal SdI si considerano non emesse».

Proprio a fronte dell’eventuale scarto, le imprese devono correggere gli errori entro 5 giorni ed inviare nuovamente il documento. Soltanto se il SDI fornisce ricevuta di consegna, la fattura si considererà emessa. Se la fattura è scartata non deve essere contabilizzata, proprio perché non si considera emessa.

Tuttavia, è capitato spesso in questi pochi mesi che, nonostante lo scarto, le imprese registrassero in contabilità la fattura. E’ già intervenuta l’Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 13/E del 2018, nella quale ha individuato il comportamento più idoneo, riprendendo il paragrafo 6.3 del citato provvedimento, precisando che «nel caso in cui il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile della fattura elettronica per la quale ha ricevuto una “ricevuta di scarto”, di cui al punto 2.4, dal SdI, viene effettuata – se necessario – una variazione contabile valida ai soli fini interni senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI». 

Modalità operative

Proprio in virtù di queste indicazioni, si possono adottare diverse soluzioni:

  1. la prima soluzione, peraltro quella consigliata dall’Agenzia delle Entrate, è di emettere la fattura con la stessa numerazione e data entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto. In questo caso non c’è alcuna duplicazione di numerazione, perché la fattura originaria è stata scartata ed inviata nuovamente al Sistema di Interscambio. 
  2. La seconda soluzione è di aiuto a tutti i Contribuenti che non hanno la possibilità di emettere nuovamente la fattura originariamente scartata con lo stesso numero e data. In questo caso, infatti, si può emettere un documento con nuovo numero e data «per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta». Tale fattura, afferma l’Agenzia, deve avere numero e data «coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI», ossia deve seguire la consequenzialità della numerazione e della data. In altre parole, se la non è possibile riemettere la fattura scartata, si deve emettere una nota di variazione interna e, successivamente, una nuova fattura con numerazione consequenziale.
  3. In alternativa è possibile creare un apposito sezionale che presenti una specifica numerazione. La particolarità sta nel fatto che il sezionale non rispetta la consequenzialità di numerazione delle fatture, bensì vanno indicate con protocolli successivi solo le fatture riemesse. A titolo di esempio, ipotizzando che lo SDI abbia scartato la fattura n. 5 e la fattura n. 30 che sono state già contabilizzate, è possibile predisporre due nuove fatture da contabilizzare nell’apposito sezionale con la numerazione 5/R e 30/R. Ciò significa che se le fatture sono state scartate ed il Contribuente non ha la possibilità di modificarle ed inviarle allo SDI tempestivamente, può decidere di creare un apposito sezionale, predisporre delle fatture con numerazione corrispondente alle fatture originariamente scartate ed, infine, contabilizzarle in un apposito sezionale che non ha l’obbligo di seguire la consequenzialità della numerazione originaria.

Per l’Agenzia delle Entrate, il Contribuente deve preferibilmente correggere gli errori contenuti nella fattura scartata ed inviarla nuovamente. Solo ad accettazione da parte dello SDI, il Contribuente contabilizza la fattura emessa. Soltanto se la fattura già contabilizzata è stata scartata, allora il si può decidere se adottare la seconda o terza soluzione.

In conclusione, l’Amministrazione Finanziaria offre diverse soluzioni che si possono adottare. Tuttavia, occorre verificare costantemente il proprio sistema di dialogo con lo SDI, al fine di verificare tempestivamente uno scarto e poter procedere all’invio della fattura corretta entro 5 giorni. Questo perché bisogna valutare caso per caso come comportarsi e capire come il software utilizzato dal Contribuente è collegato alla contabilità, proprio per prevenire situazioni di incertezza in cui si rischia un salto di numerazione e la tardiva emissione della fattura elettronica.

 

Lascia un commento

Hai dubbi, curiosità o vuoi aprire un’attività e non sai come fare? Contattaci e spiegaci la tua idea di business.

Sarai contattato quanto prima

 

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: