Fattura elettronica: modalità operative

Consulenza Fiscale Roma 

Premessa

Come già indicato nel precedente intervento, il Decreto Legislativo n. 127/2015 ha previsto che a partire dal 01.01.2019 i Contribuenti saranno obbligati ad emettere le fatture nel formato elettronico (XML). 

Soggetti esclusi

L’art. 1, comma 3 del Decreto Legislativo n. 127/2015 prevede che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, dove soggette all’obbligo di fatturazione, siano documentate mediante fattura elettronica, nel rispetto delle regole tecniche di cui al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018.

Ciò presuppone che tutti i Contribuenti titolari di Partita Iva saranno obbligati, a partire dal 01.01.2019 ad emettere la fattura in formato elettronico (XML), per tutte le operazioni per le quali l’emissione della fattura è obbligatoria. L’obbligo di applica sia per le operazioni effettuate verso soggetti passivi IVA, sia per le operazioni effettuate verso privati.

Tuttavia, sono esclusi:

  • i soggetti non residenti, seppur identificati in Italia ai fini Iva. Queste operazioni potranno ancora essere documentate da fattura cartacea e saranno soggette ad apposita comunicazione delle operazioni transfrontaliere;
  • i soggetti che si avvalgono del regime di vantaggio per l’imprenditoria giovanile;
  • i soggetti che si avvalgono del regime forfettario;
  • gli agricoltori in regime fiscale speciale;
  • i soggetti che trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria;
  • gli Enti non Commerciali che si avvalgono che si avvalgono della Legge n. 398/1991 relativamente all’attività commerciale e che, nell’anno precedente hanno realizzato un volume d’affari non superiore ad € 65.000,00.

Contenuto della fattura elettronica

La fattura elettronica, al pari di quella cartacea e come indicato nel provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018 riporta obbligatoriamente i dati fiscalmente rilevanti (art. 21 o 21-bis del D.p.r. 633/1972):

  • data di emissione;
  • numero progressivo;
  • ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
  • numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore;
  • ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
  • numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione europea, numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento; nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell’esercizio d’impresa, arte o professione, codice fiscale;
  • natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
  • corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all’articolo 15, primo comma, n. 2;
  • corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  • aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro.

Oltre agli elementi fiscali obbligatori, già previsti per l’emissione della fattura cartacea, il provvedimento sopra citato indica ulteriori dati obbligatori ai fini dell’emissione della fattura elettronica, quali:

  • tipo di documento emesso;
  • codice destinatario o, in alternativa, l’indirizzo PEC.

Infine, è possibile inserire ulteriori informazioni, benché facoltative, quali i dati relativi all’ordine di acquisto, al trasporto di beni, al pagamento, ecc. 

Creazione ed invio della fattura elettronica

Ma come si emette la fattura elettronica? Quali sono le modalità di trasmissione? E’ obbligatorio avvalersi di un software di mercato, oppure l’Agenzia delle Entrate avrà messo a disposizione del Contribuente un software utilizzabile in via del tutto autonoma?

Predisposizione della fattura elettronica

Per agevolare l’emissione e trasmissione della fattura elettronica, quest’anno l’Agenzia delle Entrate ha individuato un sistema con l’intento di agevolare il Contribuente.

Pertanto, l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione un software da installare sul proprio computer per la predisposizione della fattura elettronica.

Attraverso questo strumento il Contribuente potrà direttamente predisporre la fattura elettronica da inviare al SDI.

Inoltre, l’Agenzia delle Entrate ha messo altri due strumenti:

  • un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale (QRCode), utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”;
  • un servizio di registrazione mediante il quale il cessionario/committente, o per suo conto un intermediario delegato, potrà indicare al SDI il canale e “l’indirizzo telematico” preferito per la ricezione dei file.

In ogni caso, per la predisposizione ed invio del file in XML, resta ferma la possibilità di avvalersi di un software di mercato che metta a disposizione la possibilità di creare e trasmettere la fattura elettronica al SDI, secondo le specifiche tecniche previste dall’Agenzia delle Entrate.

Trasmissione della fattura elettronica

Il Contribuente che ha predisposto la fattura in formato elettronico è obbligato a trasmettere al SDI il documento.

La trasmissione potrà avvenire tramite:

  • un canale di posta elettronica certificata (PEC);
  • una procedura web ed un’applicazione per la trasmissione del file XML al Sistema di Interscambio (SDI);
  • sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
  • sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Negli ultimi due casi sarà necessario un preventivo processo di accreditamento al Sistema di Interscambio. A conclusione di tale processo, sarà rilasciato un codice destinatario di 7 cifre.

Trasmissione della fattura elettronica attraverso PEC

La modalità di trasmissione della fattura elettronica che renderà il Contribuente più indipendente, è sicuramente quella tramite PEC senza costringerli a far ricorso alla procedura di accreditamento, necessaria per ottenere l’attribuzione del codice destinatario.

In questo caso la modalità di trasmissione, prevede che il Contribuente, attraverso la propria PEC, deve inviare all’indirizzo PEC «sdi01@pec.fatturapa.it» la fattura elettronica in allegato. Subito dopo la trasmissione, il Contribuente riceverà gli ordinari messaggi PEC: uno di accettazione e l’altro di consegna. I successivi invii, invece, saranno effettuati all’indirizzo PEC comunicato dal SDI con il messaggio di risposta al primo invio. Questo per garantire una gestione efficiente del processo di trasmissione.

Trasmissione della fattura elettronica attraverso Codice Destinatario

Il processo di accreditamento per l’ottenimento del codice destinatario è abbastanza complesso. Il codice può essere richiesto solo dai quei soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio per ricevere le fatture elettroniche.

Una volta ottenuto il codice, la procedura è del tutto analoga a quella della trasmissione prevista in precedenza.

E’ possibile procedere alla trasmissione elettronica delle fatture anche qualora solo una delle parti sia provvisto di Codice Destinatario, in quanto l’altra parte userà la PEC.

Per maggiori informazioni sull’accreditamento al SDI, si invita a leggere attentamente quanto previsto sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Recapito della fattura

La fattura elettronica trasmessa al SDI sarà recapitata al destinatario del documento. Le modalità di ricezione saranno diverse a seconda della modalità attivata:

  • un sistema di posta elettronica certificata (PEC);
  • uno degli specifici canali di colloquio con il Sistema di Interscambio, preventivamente accreditato, ossia un sistema di cooperazione applicativa su rete Internet con servizio esposto tramite modello web service o un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

La modalità scelta dovrà essere rinvenibile sul documento, dove sarà specificato l’indirizzo PEC o il Codice Destinatario.

In ogni caso, una copia della fattura è automaticamente a disposizione sia dal cedente che cessionario nell’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate nel portale “fatture e corrispettivi”.

Per evitare dimenticanze o errori sul documento XML del codice destinatario o dell’indirizzo PEC, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto un’apposita sezione sul portale “fatture e corrispettivi” dove inserire il Codice destinatario o l’indirizzo PEC. Ciò significa che, indipendentemente da quanto scritto sul documento, la fattura elettronica sarà spedita all’indirizzo registrato.

Assenza di canali di ricezione

E’ possibile che le imprese emettano fatture a soggetti privi di canale di ricezione. In questi casi la fattura elettronica dovrà essere emessa inserendo il codice destinatario (“0000000”). Tuttavia, come già indicato in precedenza, copia della fattura emessa sarà visibile dal cessionario nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate all’interno del portale “fatture e corrispettivi”.

Questa particolarità vale soprattutto per i consumatori finali, per gli Enti non Commerciali e per i regimi agevolati. Infatti, soprattutto il consumatore finale non è dotato né di PEC, né di codice destinatario. Per questo motivo la fattura elettronica sarà disponibile nel portale “fatture e corrispettivi” del consumatore finale. Analogo discorso vale per gli Enti non Commerciali o professionisti in regime agevolato non iscritto ad alcun albo che non hanno l’obbligo di una PEC. Anche in questo caso data l’assenza di canali di ricezione, l’unico modo per ottenere il documento e visionarlo nel portale “fatture e corrispettivi”.

Per tutti quei soggetti che non hanno indicato alcun dato (PEC o codice destinatario), il cedente/prestatore è obbligato rilasciare copia su carta (o tramite email) della fattura stessa comunicando anche che potranno consultare e scaricare l’originale nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate sul portale “fatture e corrispettivi”. 

Fatture di soggetti esteri 

In ultimo, merita un’apposita considerazione la fattura elettronica nei confronti di soggetti esteri. In questa ultima ipotesi l’art. 1, comma 3 del Decreto Legislativo n. 127/2015, ha previsto che la fattura non debba essere emessa obbligatoriamente in formato elettronico. Ciò significa, che  il Contribuente emetta fattura cartacea. Tuttavia, rimane la possibilità anche di trasmettere la fattura in formato elettronico al SDI; questa possibilità permette all’Agenzia delle Entrate di acquisire i dati ai fini della comunicazione delle operazioni transfrontaliere.

Diversamente, per le fatture ricevute da soggetti esteri, la comunicazione delle operazioni trasnfrontaliere rimane obbligatoria, così come indicato nel Videoforum dall’Agenzia delle Entrate (Videoforum del 24.05.2018).

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