Rimborsi spese: deducibilità e detraibilità per i professionisti

Premessa

Nell’ambito dei rimborsi spese è necessario distinguere due tipologie:

  • rimborsi spese a professionisti;
  • rimborsi spese a dipendenti.

Il trattamento fiscale e contabile riservato a queste due tipologie di rimborsi spese è completamente differente e, pertanto, è necessario trattarli diversamente.

Rimborsi spese a professionisti: regole sulla deducibilità

La normativa fiscale sul rimborso spese dei professionisti non è molto chiara ed è necessario analizzare separatamente il Tuir (D.P.R. 600/1973) ed il Decreto Iva (D.P.R. 633/1972). Infatti, il trattamento fiscale dei rimborsi spese dei professionisti non ha ancora trovato una espressa previsione normativa.

Ai fini delle imposte sui redditi, non esiste una norma che disciplina i rimborsi spese e, pertanto, l’Amministrazione Finanziaria ha individuato nell’art. 54 del Tuir il trattamento fiscale utilizzabile dal Contribuente.

In altre parole, l’Agenzia delle Entrate, in assenza di una disciplina autonoma e tramite una interpretazione estensiva dell’art. 54 del Tuir, ha introdotto il principio di omnicomprensività, facendo leva su un criterio che, nell’ambito dei redditi di lavoro dipendente è stato da sempre pacificamente accolto.

Per tale ragione, i rimborsi spese del professionista sono distinguibili in:

  • rimborsi spese forfettari;
  • rimborsi spese analitici.

I primi sono rimborsi che il professionista addebita in fattura per spese da lui sostenute nell’ambito del proprio mandato. Tuttavia, non sono presenti i giustificativi legati alla spesa sostenuta e, pertanto, così come previsto da una interpretazione dell’art. 54 del Tuir, questi rimborsi sono assoggettati a ritenuta d’acconto del 20%, rientrando a pieno titolo nei redditi di lavoro autonomo.

I secondi, invece, sono rimborsi per spese documentate che il professionista addebita in fattura. In questo caso, è opportuno trattare i rimborsi spese analitici diversamente sulla base del soggetto che effettivamente sostiene la spesa:

  • rimborsi spese analitici per spese sostenute dal Contribuente;
  • rimborsi spese analitici per spese sostenute direttamente dal committente.

I rimborsi per spese sostenute direttamente dal professionista sono distinguibili in:

  • rimborsi di spese sostenute in nome e per conto del committente;
  • rimborsi di spese sostenute per lo svolgimento della propria attività.

Pertanto, a seconda del tipo di rimborso spese analitico, è opportuno adottare il regime fiscale ad esso riservato.

Rimborso di spese sostenute in nome e per conto del committente

L’Agenzia delle entrate ha precisato che è escluso dal reddito complessivo il rimborso di spese analiticamente documentate sostenute in forza di un mandato con rappresentanza.

Rientrano, a titolo di esempio:

  • tasse ed imposte;
  • diritti di cancelleria;
  • visure;
  • ecc.

Inoltre, tutti i documenti comprovanti la spesa devono essere intestati al committente e non al professionista.

Nonostante il professionista sostiene la spesa, questa è considerata una mera anticipazione in nome e per conto del committente, in quanto spetta a quest’ultimo dedursi il costo.

Ai fini fiscali, per il professionista, il rimborso non rientra nei redditi di lavoro autonomo e, pertanto, è esente ai fini Irpef.

La normativa sul rimborso ai professionisti di spese sostenute direttamente dal committente è stata oggetto di diverse modifiche da parte del legislatore fiscale.

Fino al 31/12/2014 il committente che sosteneva la spesa di vitto e alloggio doveva comunicare al professionista l’importo pagato e consegnargli una copia della fattura. In questo caso, il professionista addebitava la somma in fattura e si poteva dedurre l’importo, anche se la fattura era intestata e pagata dal committente (deroga al principio di cassa).

Successivamente, a seguito di una modifica al Tuir, a partire dal 2015 si è disposto che per il professionista le spese di vitto ed alloggio sostenute direttamente dal committente non sono considerati compensi in natura.

Ciò significa che il committente sostiene direttamente la spesa ed il documento fiscale è a lui intestato, con l’indicazione del professionista che ha usufruito del servizio.

In tal caso, il professionista che beneficia della prestazione non addebita in fattura alcuna spesa poiché è stata pagato direttamente dal committente.

A questa disposizione normativa, tuttavia, si sono posti dei problemi interpretativi poiché rimasero escluse tutte le altre spese che il committente poteva sostenere in favore del professionista.

Infatti, a titolo di esempio, per le spese di viaggio il cui documento era intestato al professionista ma pagate direttamente dal committente, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che sono considerati compensi in natura e, pertanto, imponibili ai fini Irpef.

Per tale ragione il Decreto Legislativo n. 193/2016, ha ampliato l’ambito di applicazione dell’art. 54, comma 5 del Tuir anche alle spese di viaggio sostenute direttamente dal committente.

In tal caso, se la spesa è pagata direttamente dal committente e la fattura è a lui intestata, così come per le spese di vitto ed alloggio, tale spesa non è considerato un compenso per il professionista che, pertanto non deve addebitare alcun importo in fattura.

Rimborso di spese sostenute per lo svolgimento della propria attività

A differenza dei primi, i rimborsi di spese sostenute per lo svolgimento della propria attività sono spese che il professionista ha sostenuto nell’ambito della propria attività.

In tal caso il documento fiscale è intestato al professionista che ha il diritto di dedursi il costo da lui sostenuto durante il mandato professionale.

Tuttavia questa fattispecie prevede che, come indicato dall’art. 54 del Tuir, il professionista emetta fattura il cui rimborso spese sia imponibile ai fini Irpef (c.d. principio di omnicomprensività).

Rimborso spese: detraibilità ai fini Iva per i professionisti

Come nelle imposte dirette, il rimborso spese a professionisti è rilevante ai fini Iva. Il principio è lo stesso e, pertanto, è necessario analizzare l’art. 15 del D.p.r. 633/1972, ove si specifica che «non concorrono a formare la base imponibile le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché documentate».

Ciò indica che il rimborso spese a professionisti, si distingue, alla stessa stregua delle imposte dirette, in:

  • Rimborso spese analitico: in tal caso, come per le imposte indirette, se la fattura è intestata alla controparte e la spesa è anticipata dal professionista, i rimborsi spese non sono imponibili ai sensi dell’art. 15 del D.p.r. 633/1972;
  • Rimborso spese a piè di lista o forfettario: se la fattura passiva è intestata al professionista, o se la spesa non è analiticamente documentata, allora, il rimborso spese del professionista è imponibile ai fini Iva, poiché equiparato a corrispettivi. Anche per l’Iva, in questa fattispecie rientrano le anticipazioni fatte direttamente dal committente, cui valgono le stesse regole indicate in precedenza. A partire dal 2017 anche le spese di viaggio, intestate al committente e da questo direttamente pagate, non sono detraibili per il professionista. In questo caso, in fattura non è necessario indicare il rimborso spese, poiché esente art. 15 del D.p.r. 633/1972.

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