Rimborsi spese a dipendenti: deducibilità per le imprese ed imponibilità per i dipendenti

Premessa

Dal punto di vista fiscale i rimborsi e le indennità corrisposte al dipendente si possono reputare deducibili solo qualora le medesime effettivamente sostenute siano inerenti l’attività lavorativa richiesta e solo nel caso in cui vi sia un incarico di trasferta nel quale siano espressamente dettagliati i luoghi e i tempi di svolgimento dell’attività.

Nell’ipotesi in cui siano rispettati i precedenti requisiti e la trasferta sia concretamente effettuata con reale sostenimento delle spese, il dipendente dovrà presentare richiesta di rimborso spese, allegando alla stessa la documentazione giustificativi.

Tipologie di rimborso spese

Per dipendenti e collaboratori, esistono differenti tipologie di rimborsi spese che hanno riflessi da un punto di vista fiscale sia in capo ai dipendenti che per le imprese.

La distinzione è tra:

  • spese effettuate entro il territorio comunale;
  • spese effettuate fuori il territorio comunale.

Rimborso spesa all’interno del territorio comunale

Per rimborso spese all’interno del territorio comunale, si intende una indennità per l’esercizio della prestazione lavorativa al di fuori della sede ordinaria di lavoro.

L’art. 51, comma 5 del Tuir prevede che “le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito“. Questo dettato normativo conferma il principio di onnicomprensività dei redditi da lavoro dipendente. In questo caso, il lavoratore dipendente per la trasferta all’interno del territorio comunale ci possono essere due ipotesi:

  • viene individuato un indennizzo per la trasferta all’interno del territorio comunale: l’importo è tassato in capo al lavoratore;
  • si rimborsa il lavoratore per le spese sostenute ed analiticamente presentate, attraverso una nota spese, al datore di lavoro: anche in questo caso, per il lavoratore si pone un problema di tassazione, in quanto l’importo incassato dal lavoratore deve essere tassato, ad eccetto il rimborso di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore.

In quest’ultimo caso, non esiste un obbligo di inserire l’importo della nota spese in busta paga, tuttavia è consigliabile procedere in tal senso. Si segnala, infatti, che ai sensi del Decreto Legge n. 117/2008 le somme a titolo di indennità e rimborso spese devono essere obbligatoriamente inserite nel Libro Unico del Lavoro, ad eccetto delle mere anticipazioni del lavoratore per le quali, invece, non è previsto l’obbligo di inserimento.

Ai fini Ires, in capo alle imprese non ci sono problemi particolari di deducibilità, poiché l’indennità o il rimborso spese è un costo interamente deducibile senza limiti di importo.

Invece, ai fini Irap, si distinguono due casi:

  • se il rimborso spese analitico è erogato al dipendente inserendo l’importo in busta paga, viene meno la deducibilità in quanto tale voce rientra più in generale nel “costo del personale”;
  • se, invece, il rimborso spese è erogato separatamente dallo stipendio, allora, l’importo è deducibile anche ai fini Irap rientrando negli “oneri diversi di gestione”.

Rimborso spesa fuori dal territorio comunale

Le spese sostenute al di fuori dal territorio comunale sono deducibili se rispettano alcuni requisiti fondamentali:

  • vi è stata una trasferta fuori dal territorio comunale e le spese sono state effettivamente sostenute;
  • le spese sono inerenti l’attività lavorativa richiesta;
  • è presente un incarico di trasferta nel quale siano espressamente dettagliati i luoghi ed i tempi di svolgimento dell’attività.
  • allegare i documenti giustificativi alla richiesta di rimborso spese fatta all’impresa.

I rimborsi spese al di fuori del territorio comunale, possono essere:

  • rimborsi spese analitici;
  • rimborsi spese forfettari;
  • rimborsi spese misti.

La scelta dei tre metodi è facoltativa e dipende esclusivamente dall’accordo tra la società ed il lavoratore.

Rimborso spese forfettario

Per indennità e rimborsi spese forfettari si intendono rimborsi a dipendenti senza, però, la necessità di comprovare la spesa sostenuta. Pertanto, il dipendente non dovrà produrre né fatture né note spese o altri documenti giustificativi.

Ai sensi dell’art. 51, comma 5 del Tuir, si precisa che l’indennità di trasferta percepita per una missione al di fuori del territorio comunale per il dipendente è esente fino ad un importo giornaliero massimo di € 46,48, elevato ad € 77,47 per le trasferte all’estero.

In capo all’impresa, a differenza dei rimborsi analitici, ai fini fiscali bisogna distinguere:

  • Irpef/Ires: nessun limite alla deducibilità;
  • Irap: non sono deducibili poiché rientrano nella retribuzione del dipendente.

Rimborso spese analitico

I rimborsi analitici (c.d. a piè di lista) di spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Tale esclusione opera anche con riferimento alle indennità chilometriche. In quest’ultimo caso, per rientrare tra le spese documentate, le indennità chilometriche non possono essere forfetarie, ma devono essere quantificate in base al tipo di veicolo e alla distanza percorsa, tenendo conto degli importi contenuti nelle tabelle elaborate dall’ACI (risoluzione dell’Agenzia Entrate 11.4.2014 n. 38).

Tutte le altre spese, ad eccetto quelle di cui in precedenza, sono esenti per un importo giornaliero pari ad € 15,49 per le trasferte in Italia ed € 25,82 per le trasferte all’estero.

Per l’impresa, se il rimborso analitico è inserito in busta paga, così come già anticipato precedentemente, l’importo è deducibile ai fini Ires ma non ai fini Irap. Se, invece, l’impresa eroga il rimborso separatamente rispetto alla busta paga, l’importo è considerato deducibile sia ai fini Ires che Irap.

Rimborso spese misto

Questa tipologia di indennità e rimborso prevede sia una componente analitica di vitto e alloggio che una componente forfetaria. In questo caso i limiti sono i seguenti:

  • 1/3 in caso di rimborso delle spese di vitto o alloggio. Quindi, è esente da tassazione il rimborso giornaliero fino ad € 15,49 per le trasferte in Italia ed € 25,82 per le trasferte all’estero;
  • 2/3 in caso di rimborso delle spese di vitto e alloggio. Pertanto, è esente l’importo giornaliero fino ad € 30,99 per le trasferte in Italia ed € 51,65 per le trasferte all’estero.

Come richiedere il rimborso spese analitico al datore di lavoro

Al fine di poter chiedere il rimborso o l’indennità, il lavoratore deve presentare apposita nota spese allegando tutti i documenti giustificativi (es. scontrini, ricevute, fatture, ecc.).

Invece, per il rimborso chilometrico, alla nota spese il lavoratore deve allegare un prospetto con la percorrenza, il tipo di automezzo usato ed il costo chilometrico secondo il tipo di autovettura.

Come noto, il D.p.r. 696/1996 ammette la deducibilità di tali spese soltanto qualora queste siano comprovate da:

  • scontrino fiscale c.d. parlante contenente l’indicazione del codice fiscale del committente;
  • ricevuta fiscale integrata a cura del soggetto emittente con i dati del cliente.

Problema: le spese documentate da semplici scontrini fiscali, sono considerati deducibili ai fini fiscali, per l’impresa?

Si ritiene che la nota spese sia un documento fiscale sufficiente per comprovare le spese sostenute e, quindi, renderle deducibili ai fini fiscali, anche nel caso non rispettino i requisiti richiamati.

Questo orientamento è confermato anche dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 188 del 16/07/1998 la quale precisa che «si   conferma   che,   come  chiarito al paragrafo 2.4.1. della circolare n. 326/E, le spese di viaggio e di trasporto con mezzi pubblici possono essere documentati attraverso i relativi biglietti, anche se anonimi. Anche ai fini della documentazione delle altre spese sostenute in occasione delle trasferte, quali quelle di vitto e alloggio e quelle rimborsabili in esenzione d’imposta fino ad   un   importo massimo giornaliero di lire 30.000, non è necessaria l’intestazione al  dipendente dei documenti stessi, essendo sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa».

Spese di vitto ed alloggio e limiti di deducibilità ai fini Ires per le imprese

L’art. 95 del Tuir precisa che «Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel».

Alla luce dell’art. 95 del Tuir, quindi, le spese di vitto e alloggio sono deducibili:

  • nel limite del 75% dell’importo complessivo nel caso in cui la trasferta sia all’interno del territorio comunale;
  • nel limite di € 180,76 giornaliere qualora la trasferta sia effettuata fuori dal territorio comunale;
  • nel limite di € 258,23 giornaliere qualora la trasferta sia effettuata all’estero.

Rimborsi spese: riflessi sull’Iva

Generalmente, il rimborso spese erogato al dipendente è escluso dal campo di applicazione dell’Iva per carenza del presupposto soggettivo, perché il dipendente agisce nell’ambito di un rapporto di lavoro e non nell’esercizio dell’attività d’impresa o di lavoro autonomo.

Si considerano detraibili soltanto i rimborsi spese analitici documentati da fattura ed intestate alla società.

Lascia un commento

Hai dubbi, curiosità o vuoi aprire un’attività e non sai come fare? Contattaci e spiegaci la tua idea di business.

Sarai contattato quanto prima

 

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: